Tjenestebiler

Institut for Biologi råder over 5 tjenestebiler som kun må anvendes af ansatte i universitetets tjeneste. 2 biler er parkeret ved Ny Munkegade 114, og 3 biler er parkeret ved Ole Worms Allé 1. Al kørsel skal have et tjenesteligt formål.

Instituttets studerende kan mod ansøgning få bevilliget kørselstilladelse af institutlederen eller sekretariatslederen, hvis de har brug for en bil i forbindelse med studieaktiviteter - især ved indsamling af materialer til specialer, eller som hjælp ved forskningsprojekter. Køretilladelsen indhentes på Bachelorstudiet og igen på Kandidat/specialestudiet og gives over en periode under forudsætning af:

  • at den studerende har et gyldigt kørekort
  • at bilerne kun benyttes til kørsel som er nødvendig for den studerendes projekt eller undervisning, og i tilfælde hvor en universitetsansat ikke har mulighed for at køre
  • at den studerende er bekendt med og overholder eksisterende regler for kørsel i tjenestebiler
  • at den studerende er orienteret om, at AU's forsikring ikke dækker i tilfælde af tilskadekomst under kørsel og bør derfor selv have tegnet en privat ulykkesforsikring
  • at den studerende er indforstået med, at tjenestebilerne ikke må holde parkeret på privat bopæl.

Bilerne bookes gennem Outlook-kalenderen, hvor brugeren angiver sted, tidspunkt for afhentning, og aflevering, samt telefonnummer

HUSK at påfører projekt og aktivitets nummer når du reserverer i Outlook kalenderen og i kørebogen!

Vi henstiller til, at du reserverer en tjenestebil efter behov og kapacitet. Det betyder, at er i to personer, reserveres en stationcar og ikke en bus.

Kørsel i udlandet
Skal du udenfor Danmarks grænser henstiller vi til, at man lejer bil hos Europcar (som vi har en aftale med). Det er billigere at leje, da ansvar- og kaskoforsikring af tjenestebiler er dyre at tegne. Vores aftale nummer hos Europcar er 21307

Reservation af tjenestebil for interne brugere

Interne brugere (medarbejdere og studerende fra Institut fra Biologi) foretager selv reservationen i Outlook-kalenderen. Husk at påføre mobil nr. og projekt og aktivitets nr. ved bookingen. Studerende tilføjer desuden navn på deres vejleder i bookingen. Bilerne/busserne står i Outlook-kalenderen som følger:

  • Aarhus bil Ny Munkegade BIO Octavia BJ23972
  • Aarhus bil Ny Munkegade BIO Vwbus YT4235
  • Aarhus bil Ole Worms Alle BIO Octavia AT 73213
  • Aarhus bil Ole Worms Alle BIO Octavia BT 70906
  • Aarhus bil Ole Worms Alle BIO VWbus AN32576

Takster pr. 1. januar 2013 pr. kørt km er:

  • Biler 3,00 kr.
  • Busser 4,00 kr.

Reservation af tjenestebil for eksterne brugere

Eksterne brugere må ikke selv booke biler i kalenderen, og der kan maximalt bookes én uge frem.

Eksterne brugere skal sørge for tilladelse fra eget institut/afdeling for at låne/køre institutbil, samt aflevere en kopi af deres kørekort til Institut for Biologi.

Ved reservation af bil i perioden 1. maj-31. august må der tages forbehold for reservationen af hensyn til Instituttets obligatoriske studieprogram med ekskursioner og feltkurser.

ARC: De eksterne bookingregler gælder stadig selvom prisen er intern. Husk at påfører projekt og aktivitets nr. i bookingen og i kørebogen. 

Takster pr. 1. januar 2013 pr. kørt km er:

  • Biler 4,00 kr.
  • Busser 5,50 kr.

Afhentning og aflevering

Hvis en bil/bus ikke er blevet afhentet senest en time fra starten af reservationstiden, er reservationen ikke længere gyldig.

Bilerne skal afleveres i ordentlig stand på deres rette parkeringsplads. Aflevér bilerne med minimum 1/4 fyldt benzintank, og sørg for at de er rene og ryddelige efter hver tur. Bilerne skal desuden vaskes efter behov - benyt her brændstofkortet til vaskehal og evt. støvsuger på tankstationer. 

I postrummene i bygning 1540 og 1135 finder du:

  • Rengøringsspand med vinylrens, sprit, klude mm. som du kan bruge til at rengøre bilen med efter brug.
  • En ledningsfri støvsuger, hvor du i spanden finder de forskellige mundstykker, som du kan anvende til rengøringen

Praktisk

Circle K-kreditkort. Hver tjenestebil har sit eget Circle K-kreditkort, der udleveres sammen med nøglen til tjenestebilen. Kortet skal anvendes ved hver påfyldning af benzin/diesel.  Koden til kortet er i nøgleskabet. Hvis der er behov for at anvende eget kreditkort/MasterCard til tankning kan udgiften efterfølgende refunderes af Institut for Biologi via RejsUd.

Kørebogen, som er placeret i handskerummet, skal udfyldes med nøjagtig beregning af antal kørte kilometer. Husk tydelig brugernavn/telefonnummer, Projekt -og aktivitets nr., formål og destination. Eksterne brugere oplyser projekt- og aktivitets nr. ved booking samt i kørebogen. Hvis oplysningerne i kørebogen viser sig at være utilstrækkelige, vil det resultere i et gebyr på 200 kr.

Sikkerhed

Kørsel i udlandet kræver en forsikring, så husk i god tid – senest 14 dage før – at kontakte Louise Kruse Have, som vil hjælpe med at tegne en forsikring. Ved akutte situationer (i weekender eller hvis Louise ikke kan træffes) – så er det tilstrækkeligt at sende en e-mail til kundecenter.erhverv@tryg.dk med oplysninger om bilens registreringsnummer, hvilke dage den er i udlandet, destinationssted samt at bilen skal være ansvarsforsikret. Endvidere oplyses EAN 5798000420045 og ordre nr. 24908-82601. Forsikringen betales af brugeren!

Registreringsattest findes bagest i kørebogen.

Sikkerhedspartner. I tilfælde af skade, kontakt Sikkerhedspartner (tlf.:70113113 - kundenummer: 87150000). Oplys kundenummer, navn og bilens registreringsnummer ved assistance. Skader på bilen/bussen skal skrives i kørebogen, og indberettes til Institut for Biologi sammen med oplysninger om, hvem der har forårsaget skaden. Kontakt Jesper Riedel Voetmann, tlf. 40763895.

Skadespolitik ved Institut for Biologi: Op til 10.000 kr. dækkes af sektionerne, og overstiger skaden dette beløb, vil instituttet dække den resterende del. Eksterne brugere dækker selv alle udgifter.

Hvis ovennævnte retningslinjer ikke overholdes, kan det udløse en bøde på 200 kr.