Interne brugere (medarbejdere og studerende fra Institut fra Biologi) foretager selv reservationen i Outlook-kalenderen.

Ved booking påføres følgende i emnefeltet:

• Navn på kontaktperson
• Telefonnummer
• Destination

Følgende skrives i tekstfeltet:

• Projekt- og aktivitetsnummer
• Studerende tilføjer desuden navn på deres vejleder i bookingen.

Bilerne/busserne står i Outlook-kalenderen som følger:

• Aarhus bil Ny Munkegade BIO Octavia BJ23972
• Aarhus bil Ny Munkegade BIO Vwbus YT42354
• Aarhus bil Ole Worms Alle BIO Octavia AT 73213
• Aarhus bil Ole Worms Alle BIO Octavia BT 70906
• Aarhus bil Ole Worms Alle BIO VWbus AN32576

Takster pr. 1. januar 2023 pr. kørt km er:

• Biler 3,30 kr.
• Busser 4,40 kr.

Eksterne brugere, der har tilladelse til at booke bilerne, er AU ansatte udenfor Institut for Biologi.

Eksterne brugere må ikke selv booke biler i kalenderen, og der kan maximalt bookes én uge frem. Dvs. skal du bruge bilen d. 1. september, kan du først anmode om reservationen d. 25. august.

Eksterne brugere skal sørge for tilladelse fra eget institut/afdeling for at låne/køre institutbil, samt aflevere en kopi af deres kørekort til Institut for Biologi.

Ved reservation af bil i perioden 1. maj-31. august kan du risikere, at vi med kort varsel sletter din booking, hvis bilerne skal bruges til Instituttets obligatoriske studieprogram med ekskursioner og feltkurser.

ARC: De eksterne bookingregler gælder stadig selvom prisen er intern. 

Alle eksterne skal overholde samme retningslinjer som interne brugere, herunder at påføre projekt- og aktivitetsnummer ved bookingen og i kørebogen. 

Takster pr. 1. januar 2023 pr. kørt km er:

• Biler 4,40 kr.
• Busser 6,00 kr.

Tjenestebilerne må benyttes til studieaktiviteter for aktive indskrevne studerende på biologi-uddannelsen, som har fået bevilliget en køretilladelse af sekretariatet. HUSK: at få projekt og aktivitetsnummer af din vejleder. Numrene skal skrives i bookingen før kørsel og i kørebogen efter endt kørsel.

Brug af tjenestebiler til studieforeningsudflugter kan der ansøges om. Se retningslinjer længere nede.  

Køretilladelse

Instituttets studerende kan mod ansøgning få bevilliget kørselstilladelse af sekretariatet, hvis de har brug for en bil i forbindelse med studieaktiviteter - især ved indsamling af materialer til specialer, eller som hjælp ved forskningsprojekter. Køretilladelsen indhentes på Bachelorstudiet og igen på Kandidat/specialestudiet og gives over en periode under forudsætning af:

• At den studerende har et gyldigt kørekort
• At den studerende er indskrevet og aktiv studerende ved Institut for Biologi
• At bilerne kun benyttes til kørsel som er nødvendig for den studerendes projekt eller undervisning, og i tilfælde hvor en universitetsansat ikke har mulighed for at køre
• At den studerende er bekendt med og overholder eksisterende regler for kørsel i tjenestebiler
• At den studerende er orienteret om, at AU's forsikring ikke dækker i tilfælde af tilskadekomst under kørsel og bør derfor selv have tegnet en privat ulykkesforsikring
• At den studerende er indforstået med, at tjenestebilerne ikke må holde parkeret på privat bopæl.
• Såfremt føreren under kørsel skulle overtræde færdselslovens bestemmelser, vil føreren således være personlig forpligtet til at afregne et evt. bødeforlæg.

Den studerende skal personligt møde op med en udskreven blanket og sit kørekort, før sekretariatet kan underskrive blanketten.

Retningslinjer for studieforeningers brug af biler

Arbejdsgangen er:

1. Indhent tilladelse ved Hans Brix hans.brix@bio.au.dk, hvor du forklarer formål med brugen af bilen og tidsrum. Sæt Emilia emilia@bio.au.dk på cc.
2. Har du endnu ikke en kørselstilladelse, skal du udfylde en og medbringe den til sekretariatet i udskrevet form sammen med dit kørekort. Alle der fører bilen skal have en køretilladelse.
3. Aftal tidspunkt for afhentning og aflevering af bilnøgle og brændstofkort med Emilia.
4. Efter endt kørsel: udfyld kørebogen i handskerummet med oplysninger om turen, herunder det projekt og aktivitetsnummer, du har fået af Hans Brix ved godkendelse.
5. Efter endt kørsel: rengør og støvsug bilen, hvis den er blevet beskidt under turen. Du kan bruge brændstofkortet til vaskehaller og støvsugning. Koden til kortet er de sidste 4-cifre i nummerpladen

Hvis en bil/bus ikke er blevet afhentet senest en time fra starten af reservationstiden, er reservationen ikke længere gyldig.

Bilerne skal afleveres i ordentlig stand på deres rette parkeringsplads.

Du skal udfylde kørebogen i handskerummet korrekt, før du forlader bilen, med projekt- og aktivitetsnummer.

Aflevér bilerne med minimum 1/4 fyldt benzintank, og sørg for at de er rene og ryddelige efter hver tur. Bilerne skal desuden vaskes efter behov - benyt her brændstofkortet til vaskehal og evt. støvsuger på tankstationer. 

I postrummene i bygning 1540 og 1135 finder du:

• Rengøringsspand med vinylrens, sprit, klude mm. som du kan bruge til at rengøre bilen med efter brug.
• En ledningsfri støvsuger, hvor du i spanden finder de forskellige mundstykker, som du kan anvende til rengøringen

Circle K-kreditkort. Hver tjenestebil har sit eget Circle K-kreditkort, der udleveres sammen med nøglen til tjenestebilen. Kortet skal anvendes ved hver påfyldning af benzin/diesel.  Koden til kortet er de sidste 4-cifre i nummerpladen. Hvis der er behov for at anvende eget kreditkort/MasterCard til tankning kan udgiften efterfølgende refunderes af Institut for Biologi via RejsUd.

Kørebogen, som er placeret i handskerummet, skal udfyldes med nøjagtig beregning af antal kørte kilometer. Husk tydeligt fuldt navn, Projekt -og aktivitets nr., formål og destination. Eksterne brugere oplyser projekt- og aktivitets nr. ved booking samt i kørebogen. Hvis oplysningerne i kørebogen viser sig at være utilstrækkelige, vil det resultere i et gebyr på 200 kr.

Forsikring ved lån af tjenestebiler

Når det gælder dækning af skader i forbindelse med arbejdsrelateret transport, er der to hovedregler:

• Transport mellem bopæl og arbejdssted regnes for privat transport. Det betyder, at du ikke kan forvente dækning af personskade fra arbejdsskadeforsikringen. Det anbefales, at du selv tegner en privat heltidsulykkesforsikring, når din bopæl er start- eller slutpunkt. Dette gælder, uanset om du kører i tjenestebil eller egen bil.

• Kører du til gengæld mellem tjenestesteder, så er personskade dækket via AU's arbejdsskadedækning (men det er bedre at have sin egen heltidsulykkesforsikring uanset hvad, for den ene forsikring udelukker ikke evt. udbetaling fra den anden).

Husk, at ikke-lønnede studerende som udgangspunkt ikke er dækket af universitetets arbejdsskadesforsikring/ulykkesforsikring. De skal derfor tegne deres egen ulykkesforsikring, da de ellers kan ende med en stor regning, hvis de gør skade på sig selv eller andre.

Registreringsattest findes bagest i kørebogen.

Sikkerhedspartner. I tilfælde af skade, kontakt Sikkerhedspartner (tlf.:70113113 - kundenummer: 87150000). Oplys kundenummer, navn og bilens registreringsnummer ved assistance. Skader på bilen/bussen skal skrives i kørebogen, og indberettes til Institut for Biologi sammen med oplysninger om, hvem der har forårsaget skaden. Kontakt Jesper Bülow Voetmann, tlf. 40763895.

Skadespolitik ved Institut for Biologi: Op til 10.000 kr. dækkes af sektionerne, og overstiger skaden dette beløb, vil instituttet dække den resterende del. Eksterne brugere dækker selv alle udgifter.

Hvis ovennævnte retningslinjer ikke overholdes, kan det udløse en bøde på 200 kr.

Skal du udenfor Danmarks grænser henstiller vi til, at man lejer bil hos Europcar (som vi har en aftale med). Det er billigere at leje, da ansvar- og kaskoforsikring af tjenestebiler er dyre at tegne. Vores aftale nummer hos Europcar er 21307.

Vælger du alligevel at tage en tjenestebil til udlandet, kræver det en forsikring, så husk i god tid – senest 14 dage før – at kontakte Emilia Djomina Hansen, som vil hjælpe med at tegne en forsikring. Ved akutte situationer (i weekender eller hvis Emilia ikke kan træffes) – så er det tilstrækkeligt at sende en e-mail til kundecenter.erhverv@tryg.dk med oplysninger om bilens registreringsnummer, hvilke dage den er i udlandet, destinationssted samt at bilen skal være ansvarsforsikret. Endvidere oplyses EAN 5798000420045 og ordre nr. 24908-82601. Forsikringen betales af brugeren!