Hvis du har brug for hjælp til at organisere et arrangement, et møde eller en konference, kan du kontakte sekretariatet for at indgå en aftale om specifik hjælp.

Vi yder support, hvis du har brug for at oprette betaling til et retreat, et arrangement, en forelæsning el.lign. eller hvis du har brug for tilmelding/registrering af deltagere ved et gratis arrangement på grund af begrænset kapacitet.   

Til råds- og udvalgsmøder på universitets-, hovedområde-, institut-, centerniveau- og vicedirektørområder, tværgående ledelsesmøder, præsentations-, dialog-, eller arbejdsmøder med enheder fra andet hovedområde/vicedirektørområde kan der serveres rundstykker/brød eller frugt/chokolade/kage og kaffe/the. Undtagelsesvist kan der serveres sandwich til frokost, hvis mødeafviklingen fordrer frokost under mødet eller i tilknytning til mødet. Det gælder tilsvarende, hvis der deltager eksterne gæster i møder. 

Der kan ikke afholdes udgifter til mad og specielle drikkevarer (undtaget er vand, kaffe/the) til almindelige interne møder, f.eks., afdelingsmøder, enhedsmøder, teammøder, arbejdsgruppemøder, projektgruppemøder o.l. 

Anledning og fulde navn på deltagere skal altid oplyses i forbindelse med godkendelse af udgifter til forplejning til interne møder. 

Generelt skal der ved afholdelse af udgifter til forplejning til interne møder være et rimeligt og passende forhold mellem den givne anledning og de hermed forbundne udgifter. Hvis der opstår tvivl, er det nærmeste leder/medarbejder med beslutningskompetencen på dette område, der skal foretage en vurdering af, hvorvidt der er et passende forhold mellem udgifter og anledning.

Hvis du har brug for hjælp til catering og bestilling af forplejning i forbindelse med møder, kan du kontakte sekretariatet ved Institut for Biologi - senest to dage før!

Alternativt kan du selv kontakte kantinen. Vi bestiller normalt fra Matematisk kantine.

På AU er der mange muligheder for at afholde fysiske og virtuelle møder og som udgangspunkt er du ansvarlig for at reservere mødelokaler til dine møder. Booking foretages via din Outlook-kalender. 

Find vejledning i, hvordan man bestiller mødelokaler her.

Her er en oversigt over de mødelokaler, vi bruger oftest:

• Mødelokale m. projektor: 1540-020
• Mødelokaler m. videolink: 1540-K32, 1135-412
• Møde og undervisningslokaler: 1540-116, 1540-229, 1540-324

Møderum på Institut for Fysik og Astronomi (kan være låst, kontakt enten Matematisk Kantine eller Sekretariatet på Fysik og Astronomi for en nøgle)

• 1525-626 "Det skæve rum" (40) – Rummet kan blive meget varmt om sommeren, fordi det er lige under taget.
• 1520-731 Sea view (16)
• 1520-732 City view (26)
• 1520-737 Sky lounge (28 videolink)

Vejledning til at dele skærm i virtuelle mødelokaler.

Kontakt sekretariatet, hvis du er i tvivl.