Konferencer, møder og forplejning
Her finder du alle relevante oplysninger omkring afholdelse af interne og eksterne møder, planlægning af konferencer, begivenheder, foredrag og hvordan man reserverer mødelokaler via Outlook-kalenderen.
Planlægger du en konference, et møde eller et arrangement?
Hvis du har brug for hjælp til at organisere et arrangement, et møde eller en konference, kan du kontakte sekretariatet for at indgå en aftale om specifik hjælp.
Vi yder support, hvis du har brug for at oprette betaling til et retreat, et arrangement, en forelæsning el.lign. eller hvis du har brug for tilmelding/registrering af deltagere ved et gratis arrangement på grund af begrænset kapacitet.
Reservation af konference materiale/udstyr - caféborde, roll-ups, beachflag, soundboks, fadølsanlæg, trækvogn
I Outlook kalenderen (adressekartotek - se nedenfor) kan I reservere instituttets konference materiale og udstyr.
Instituttet har følgende:
- 10 caféborde, som er nemme at transportere
- 3 stk. roll-ups - Department of Biology (opbevaret i depotet ved Akvatisk Biologi, 1135)
- 1 Soundboks (opbevaret i et aflåst skab i det fælles frokostrum 1540-022)
- 1 Fadølsanlæg (opbevaret i et aflåst skab i det fælles frokostrum 1540-022)
- 1 Trækvogn (opbevaret i depotet ved Akvatisk Biologi, 1135)
- 4 Beachflag - Institut for Biologi (opbevaret i depotet ved Akvatisk Biologi, 1135)
Forplejning til interne møder
Til råds- og udvalgsmøder på universitets-, hovedområde-, institut-, centerniveau- og vicedirektørområder, tværgående ledelsesmøder, præsentations-, dialog-, eller arbejdsmøder med enheder fra andet hovedområde/vicedirektørområde kan der serveres rundstykker/brød eller frugt/chokolade/kage og kaffe/the. Undtagelsesvist kan der serveres sandwich til frokost, hvis mødeafviklingen fordrer frokost under mødet eller i tilknytning til mødet. Det gælder tilsvarende, hvis der deltager eksterne gæster i møder.
Der kan ikke afholdes udgifter til mad og specielle drikkevarer (undtaget er vand, kaffe/the) til almindelige interne møder, f.eks., afdelingsmøder, enhedsmøder, teammøder, arbejdsgruppemøder, projektgruppemøder o.l.
Anledning og fulde navn på deltagere skal altid oplyses i forbindelse med godkendelse af udgifter til forplejning til interne møder.
Brug for hjælp til forplejning eller catering?
Hvis du har brug for hjælp til catering og bestilling af forplejning i forbindelse med møder, kan du kontakte sekretariatet ved Institut for Biologi - senest to hverdage før!
Alternativt kan du selv kontakte kantinen. Vi bestiller normalt fra Matematisk kantine.
Reservation af mødelokaler
På AU er der mange muligheder for at afholde fysiske og virtuelle møder og som udgangspunkt er du ansvarlig for at reservere mødelokaler til dine møder. Booking foretages via din Outlook-kalender.
Find vejledning i, hvordan man bestiller mødelokaler her.
Mødelokaler på Biologi:
- Møderum med projektor: 1540-K20 Seminarrum (24) + 1540-K26 Møderum (24)
- Møderum med videolink: 1540-K32 Møderum (videolink 16), 1135-412 Møderum (videolink 12)
- Møderum: 1540-013 Flora (8) + 1540-015 Fauna (8)
Regler for booking af 1540-022 Frokoststue
Møderum på Institut for Fysik og Astronomi (kan være låst, kontakt enten Matematisk Kantine eller Sekretariatet på Fysik og Astronomi for en nøgle)
- 1525-626 "Det skæve rum" (40) – Rummet kan blive meget varmt om sommeren, fordi det er lige under taget.
- 1520-731 Sea view (16)
- 1520-732 City view (26)
- 1520-737 Sky lounge (28 videolink)
Kontakt sekretariatet, hvis du er i tvivl.
