Konferencer, møder og forplejning

Her finder du alle relevante oplysninger omkring afholdelse af interne og eksterne møder, planlægning af konferencer, begivenheder, foredrag og hvordan man reserverer mødelokaler via Outlook-kalenderen.

Planlægger du en konference, et møde eller et arrangement?

Hvis du har brug for hjælp til at organisere et arrangement, et møde eller en konference, kan du kontakte sekretariatet for at indgå en aftale om specifik hjælp.

Vi yder support, hvis du har brug for at oprette betaling til et retreat, et arrangement, en forelæsning el.lign. eller hvis du har brug for tilmelding/registrering af deltagere ved et gratis arrangement på grund af begrænset kapacitet.   

Forplejning til interne møder

Til råds- og udvalgsmøder på universitets-, hovedområde-, institut-, centerniveau- og vicedirektørområder, tværgående ledelsesmøder, præsentations-, dialog-, eller arbejdsmøder med enheder fra andet hovedområde/vicedirektørområde kan der serveres rundstykker/brød eller frugt/chokolade/kage og kaffe/the. Undtagelsesvist kan der serveres sandwich til frokost, hvis mødeafviklingen fordrer frokost under mødet eller i tilknytning til mødet. Det gælder tilsvarende, hvis der deltager eksterne gæster i møder. 

Der kan ikke afholdes udgifter til mad og specielle drikkevarer (undtaget er vand, kaffe/the) til almindelige interne møder, f.eks., afdelingsmøder, enhedsmøder, teammøder, arbejdsgruppemøder, projektgruppemøder o.l. 

Anledning og fulde navn på deltagere skal altid oplyses i forbindelse med godkendelse af udgifter til forplejning til interne møder. 

Generelt skal der ved afholdelse af udgifter til forplejning til interne møder være et rimeligt og passende forhold mellem den givne anledning og de hermed forbundne udgifter. Hvis der opstår tvivl, er det nærmeste leder/medarbejder med beslutningskompetencen på dette område, der skal foretage en vurdering af, hvorvidt der er et passende forhold mellem udgifter og anledning.

Brug for hjælp til forplejning eller catering?

Hvis du har brug for hjælp til catering og bestilling af forplejning i forbindelse med møder, kan du kontakte sekretariatet ved Biologisk Institut - senest kl. 12 dagen før.

Alternativt kan du selv kontakte kantinen. Vi bestiller normalt fra Matematisk kantine.

Reservation af mødelokaler

På AU er der mange muligheder for at afholde fysiske og virtuelle møder og som udgangspunkt er du ansvarlig for at reservere mødelokaler til dine møder. Booking foretages via din Outlook-kalender. 

Find vejledning i, hvordan man bestiller mødelokaler her.

Her er en oversigt over de mødelokaler, vi bruger oftest:

  • Videolink: 1540-020
  • Videolink: 1540-K32
  • Møde og undervisningslokaler: 1540-116, 1540-229, 1540-324
  • Møderum på Institut for Fysik og Astronomi (kan være låst, kontakt enten Matematisk Kantine eller Sekretariatet på Fysik og Astronomi for en nøgle)
  • 1525-626 "Det skæve rum" (40) – Rummet kan blive meget varmt om sommeren, fordi det er lige under taget.
  • 1520-731 Sea view (16)
  • 1520-732 City view (26)
  • 1520-737 Sky lounge (28 videolink)

Direkte link til en oversigt over møderum med AV-udstyr til online møder.

Vejledning til at dele skærm i virtuelle mødelokaler.

Kontakt sekretariatet, hvis du er i tvivl.