Adgang til AU e-mail kan forlænges op til seks måneder efter ophør af ansættelse. Anmodningen ledsaget af en faglig begrundelse og AUID skal sendes til sekretariatets HR ansvarlige.
Efter seks måneder kan der anmodes om yderligere forlængelse på op til seks måneder (dvs. maksimalt 1 års forlængelse i alt efter ansættelsesforholdets ophør).
Enhver yderligere forlængelse af e-mailadgangen i mere end et år kræver en skriftlig faglig begrundelse, som skal godkendes af sektionslederen.